Para ser certificada, uma obra precisa ser fotografada frente e verso, com escala de cor, e passar por um processo que consiste em registrar um conjunto de informações sobre ela, tais como tipo da pintura, desenho, gravura, escultura, colagem ou tapeçaria, a técnica utilizada, o suporte, as medidas e a data. Esse conjunto de informações vai para um banco de dados on line através do site gustavorosa.org.br , facilitando o acesso e as pesquisas públicas.